Фізичні особи – підприємці на загальній системі оподаткування зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат, у якій щоденно на підставі первинних документів здійснюються записи про операції, що відбулися у звітному (податковому) періоді ( п. 177.10 ст. 177 Податкового кодексу України). 

Порядок ведення підприємцями на загальній системі оподаткування Книги встановлений наказом ДПА України від 24.12.10 № 1025 (далі – Порядок). 

Відповідно до п. 2 Порядку кожен найманий працівник - фізична особа, що здійснює операції за готівку, веде їх облік у Книзі, яка реєструється фізичною особою - підприємцем. 

У Книзі для найманих осіб зазначаються адреса місця здійснення діяльності, ПІБ найманого працівника та фізичної особи – підприємця (роботодавця) та їх реєстраційний номер облікової картки платника податків. 

При цьому, наймані працівники заповнюють дані Книги відповідно до гр. 1, 3, 8. Графа 3 заповнюється по кожному факту здійснення операції. У гр. 8 наймана особа відображає вартість отриманого товару за цінами реалізації. 

Дані з Книг найманих осіб включаються до Книги фізичних осіб - підприємців в останній день місяця. 

При цьому, підприємцем у гр. 3 щоденно відображається фактично отримана сума доходу від здійснення діяльності із сумарним підсумком за місяць, квартал, рік. 

Звертаємо увагу, що  фізичні особи - підприємці, зареєстровані як платники податку на додану вартість, не включають до витрат і доходу суми податку на додану вартість, що входять до ціни придбаних або проданих товарів, наданих робіт та виконаних послуг.